Las robustas y costosas bases de datos relacionales en línea gratuitas por fin llegaron. Una de las opciones más interesantes es Fieldbook. En su versión gratuita,  Fieldbook le permite crear hasta 10.000 registros y tantas tablas como su actividad lo requiera.


Publicado: 2015.07.28
Actualizado 2017.01.17
Autor: MELO FLORIÁN, Alberto
albertomelo.addvissor.com 


Las bases de datos en línea, robustas y asequibles para absolutamente todos los bolsillos ya están aquí. ¿Qué significa para todos los bolsillos? que encontramos en los servicios de Internet opciones desde: !totalmente gratis!, para aquellos casos en los que nuestras necesidades no son masivas o críticas, como por ejemplo una pequeña firma de arquitectos o consultores empresariales. 

En este artículo en particular voy a presentar uno de los servicios más completos de bases de datos relacionales en línea. Este es Fieldbook, que en su versión gratuita permite crear un número ilimitado de bases de datos, sin límite de registros, con 5 colaboradores por libro y hasta 1000 consultas de aplicaciones por mes.

Lo mejor de esta base de datos comparada con muchas de las otras opciones del mercado es su simplicidad. Para aquellos que ya estén familiarizados con Obvibase, se sentirán como en casa y encontrarán algunas características adicionales, como por ejemplo que vincular una tabla a un registro en uno de sus campos, es absolutamente intuitivo y sencillo.

¿Qué es una base de datos y por qué no usar MS Excel?

Primero lo primero, para aquellos que no tienen claro que es una base de datos, en términos muy sencillos una base de dato parece una tabla con filas y columnas. Pensemos en un banco de ahorros, dentro de la tabla con la información de sus clientes, en cada una de las columnas tiene un tipo de información de lo que al banco le interesa saber acerca de usted y sus otros ahorradores, como por ejemplo, su año de nacimiento, su dirección de residencia, su nivel de ingresos, su fuentes de ingresos, su nivel de egresos y su puntualidad para pagar sus deudas financieras. Si vemos la columna de los números telefónicos, esa va a ser la única información que vemos allí; números telefónicos, o direcciones postales, o solo apellidos. Por otro lado en una fila, (lo que en la base de datos se llama registro), vemos toda la información específica de una persona en particular, o sea: usted, que puede estar compuesta por decenas de casillas en campos separados.

Microsoft Excel es una excelente hoja electrónica, la más avanzada que hay, sin embargo no tiene muchas de las opciones con las que cuentan las bases de datos. Para mi, inclusive un usuario no avanzado podría encontrar grandes ventajas en migrar de la hoja electrónica convencional a una base de datos relacional como Fieldbook. La hoja electrónica normalmente podría suplir muchas de sus necesidades cotidianas, sin embargo, al migrar a una base de datos en línea obtiene como enorme beneficio tener toda su información accesible desde diferentes dispositivos, y por otro lado prevenir daños en los datos provocados por la fragilidad misma de una hoja electrónica. Voy a ilustrar el porque de la fragilidad y vulnerabilidad con un ejemplo típico que todo emprendedor entenderá inmediatamente:

Toda nueva iniciativa organizacional con fines de lucro y comercialización de un servicio o producto, empieza a construir su base de datos de clientes actuales y potenciales desde antes de tener un logotipo e inclusive desde antes de tener su nombre definitivo. Pero comúnmente empiezan a usar la herramienta que tienen más a la mano; una hoja electrónica guardada en el disco local que, también en la mayoría de los casos suele sufrir uno de estos tres "accidentes"
  • Una columna (campo) se desplaza hacia abajo y todos los registros quedan con el número telefónico de otra entidad.
  • Se crean diversas copias del mismo archivo, sin que sea clara cual es la versión final.
  • Y lo peor, se crean copias no autorizadas. ¿Cuándo sucede esto? cuando uno de sus colaboradores comerciales decide irse a  trabajar a donde la competencia, y se lleva una copia de todo su archivo de Excel debajo del brazo (USB), considerando que en parte le pertenece.
Bases de datos relacionales:

Una base de datos estructurada y relacional permite crear vínculos entre dos tablas diferentes. Para esto vamos a poner el ejemplo más común. Toda organización cuenta con varios vendedores, varios clientes, y varios productos.

Imaginemos que en la tabla de las ventas a clientes, usted quiere agregar cuales productos adquieren y quien es la persona que hace la comercialización. Esa información adicional, la ponemos en una columna adicional a todas la demás que necesitamos de dicho cliente, como por ejemplo su dirección postal o su razón social. Igualmente usted necesita consignar en alguna tabla la información de contacto de cada uno de sus vendedores, pero no la puede agregar en forma repetitiva en la columna de vendedor de cada uno de los clientes. ¿Cuál es la mejor práctica? La mejor práctica es agregar en la tabla de clientes solo una referencia o vínculo que nos permite abrir o visualizar el registro completo, único y centralizado del vendedor, con toda la información del mismo, también separada en campos en otra tabla que se llama, agentes comerciales o vendedores. Esto es el modelo de una base de datos relacional y estas son muy fáciles de configurar en Fieldbook sin conocimientos especiales en lenguajes de programación o bases de datos. El mismo mecanismo aplicaría para ingresar referencias externas de productos a la tabla de clientes.



Conclusiones:

Todo organización, sin importar su tamaño necesita gestionar bases de datos grandes o chicas. La primera solución que se le viene a la cabeza a todo no ingeniero que tiene esta necesidad, es crearla en una hoja electrónica, sin tener en cuenta que no es la mejor opción desde el punto de vista de seguridad, y que hay opciones más económicas y adecuadas, entre ellas Fieldbook. Vea una presentación del producto en video (ingles - sorry) aquí