Cuando un usuario final está buscando un recurso que necesita de manera urgente, su paciencia es poca y puede caer en la tentación de guardarlo en su unidad local después de haberlo encontrado y usado, para tenerlo a la mano en la próxima ocasión... esta es una terrible práctica, solo multiplique la versión final del documento por el número de usuarios del mismo y tendrá el mismo número de versiones finales y diferentes entre sí.


Publicado: 2016.11.08
Actualizado 2017.01.17
Autor: MELO FLORIÁN, Alberto
albertomelo.addvissor.com 


He aquí una situación hipotética y muy común en toda organización. Un nuevo miembro de la organización requiere acceso a la base de datos de proveedores, ya que necesita hacer esta búsqueda con un criterio de producto y/o servicio específico (necesita imprimir 1000 libros argollados). Dicho listado de proveedores está publicado en línea dentro de la Intranet, pero solo algunas persona tienen acceso a este recurso y solo algunos de ellos están seguros de como encontrarlo.

Cuando este nuevo colaborador, que solo lleva una semana en sus funciones, recuerda que alguien mencionó la existencia de dicha base de datos, decide encontrarla por sí solo. Hasta el momento ha tenido que solicitar mucha ayuda para muchas de las tareas que están a su cargo y no quiere seguir interrumpiendo a sus colegas continuamente. Es aquí donde la presentación de los recursos publicados en línea en la Intranet/Extranet, va a tomar de la mano a cualquier persona que requiera de una mano amigable y paciente que le guíe a través de todos lo detalles y curvas peligrosas del uso de cada herramienta.

Un enorme porcentaje de la fuerza laboral actual del área de la oficina, está aún hoy en día muy acostumbrada a guardar sus archivos de trabajo en su bolsillo (su portatil, su memoria, su escritorio, ect), para tenerlos seguros y a la mano y para no perder tiempo buscándolos en el enorme océano de cosas que suele ser la Intranet. La alternativa a esto es el almacenamiento en la nube con la página de presentación de recursos o grupo de recursos de la misma naturaleza. Esta página cumple dos propósitos: el primero, alimenta el poderoso motor de búsqueda interno de la Intranet/Extranet, y el segundo, le ayuda al colaborador novel e inocente, aquel que entró a trabajar hace unas pocas semanas a la organización, a encontrar exactamente lo que busca, en tiempo récord!.

Pongamos juntos estos dos factores (almacenamiento no centralizado y acción individual autónoma en este mismo frente) tenemos la receta perfecta para el desorden en la información que se incrementará exponencialmente con el tiempo. Tarde o temprano se llegará al punto en el que lo más práctico para cada unidad productiva independiente dentro de la organizaión es generar nuevos documentos e información en lugar de buscar los existentes.

La página de presentación de recursos es básicamente una hoja dentro de la Intranet que muestra los datos relevantes de un determinado recurso de trabajo para que aquella persona que lo busca, o para una persona que no sabe de su existencia pero necesita una solución específica. Mediante la página de presentación de recursos la persona encuentra una o varias soluciones, las entiende, y selecciona aquella que aplica a su caso.

La segunda función fundamental de la página de presentación de recursos, es que acelera y le facilita la labor de indexado al motor de búsqueda interno de la Intranet/Extranet, facilitando las búsquedas no específicas ni por temas sino con criterios de búsqueda abiertos, como por ejemplo: "impresión de folletos", para nuestro caso particular.

¿Que información se debe incluir en la página de presentación de un recurso?

Las páginas que contienen la información de presentación de cada recurso, son públicas dentro de la Intranet, esto significa que todos los miembros de la organización pueden conocer de la existencia de un recurso en particular, aunque no tengan permiso de usarlo, ya que las credenciales de acceso se solicitarán, no en el momento de ver la página de presentación del recurso, sino para acceder al mismo. Como beneficio de esto, todos los funcionarios pueden conocer de la existencia de todas las herramientas que pueden llegar a utilizar en el futuro.

Si ya ingresó al ejemplo vinculado anteriormente, se dará cuenta que solo con leer los enunciados de la información incluida en la página de presentación, el usuario puede identificar en menos de un minuto, si esa es la herramienta que busca, en que casos aplica, quien la genero, que vigencia tiene y podraá acceder a los manuales de como usarla, entre muchas otras cosas más, así:

| Nombre o referencia de este recurso / Resources´s name

En esta casilla se escribe el nombre o nombres del recurso, tanto el nombre técnico que ha sido generado al interior de la organización por un sistema de calidad, el código numérico o alfanumérico interno, y el nombre o los nombres amigables e informales que utilizan sus usuarios en forma coloquial para referirse a esta herramienta.

Siguiendo con nuestro ejemplo de una base de datos de proveedores, ese probablemente no sea el nombre técnico o asignado inicialmente por el sistema de calidad, pero si es el nombre que las personas utilizan en los pasillos para referirse alternativamente a este listado. Ambos nombres deben ir registrados en dicha casilla, ya que eventualmente en las búsquedas que cualquier colaborador haga en el futuro de esta herramienta, podrá utilizar cualquiera de estos términos, desde simplemente escribir: "proveedor" o " proveedores", hasta un código alfanumérico exclusivo de esta base de datos. Algo así como una compleja secuencia de letras y números: "FGT-DB-2014.03"

| Breve descripción del contenido de este recurso, y sus posibles aplicaciones / Resource´s briefing

En esta casilla, que es la que el usuario puede encontrar en segundo lugar en la página de presentación del recurso, la idea es hacer una descripción tan extensa, detallada y diversa como sea necesaria, en otra palabras, incluir todas aquellas situaciones comunes en las que la herramienta puede llegar a ser útil. Para nuestro caso particular, aquí el nuevo colaborador de la organización encuentra que cuando necesite contratar un servicio de, por ejemplo, "impresión externa de documentos argollados en grandes cantidades", puede acceder a dicha base de datos.

Como recomendación adicional, si la organización es multi-lenguage, este espacio es el ideal para colocar en varios idiomas la descripción de la herramienta.

| Ingresar a este recurso / Open the resource

Esta casilla, que se encuentra en tercer lugar en la página de presentación del recurso, simplemente despliega un botón que está vinculado a la herramienta y accede a ella.

| Capacitación para el uso de este recurso / E-Learning for this tool

Aquí encuentra el usuario todos los recursos de capacitación del uso de la herramienta referenciada en esta página de presentación. usualmente se pueden encontrar tres categorías:
  • Capacitación en video
  • Simulación en pantalla
  • Documento en formato PDF
En nuestro ejemplo en particular, la persona podría abrir un video con una demostración de como abrir la base de datos, como ingresar criterios de búsqueda, como generar reportes en archivos independientes, como agregar registros... en fin, las funciones comunes de una base de datos. 

| Fecha de generación del recurso / Date this resource was generated

Se incluye en formato AAAA.MM.DD (por ejemplo 2017.01.14) la fecha de publicación y disponibilidad del recurso. Esto es especialmente útil para determinar aquellos casos en los que dos recursos cumplen funciones similares, cual de ellos es el más reciente.

| Fecha última actualización del recurso / Last update of this resource

Se incluye en formato AAAA.MM.DD (por ejemplo 2017.01.14) la fecha prevista de caducidad del recurso. Esto es útil en aquellos casos en los que un recurso es de uso temporal o es necesario renovarlo en forma periódica. Igualmente para compararlo con otros recursos más antiguos o más recientes y de funciones paralelas.

| Fuente, autor u origen del recurso / Source or author of this resource

Cuando sobre un recurso hay observaciones, sugerencias, preguntas adicionales, quejas o inclusive felicitaciones, es útil que el usuario de la herramienta sepa a donde dirigirse para enviarlas. Este el último ítem al interior de la página de presentación de recursos y aquí el usuario encuentra la información de contacto de la fuente que generó el recurso.


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Para generar esta base de datos o listado de recursos, se puede utilizar una hoja electrónica, pero lo ideal es una base de datos en línea parcialmente gratuita, como por ejemplo fieldbook.com, la cual es robusta, fácil de aprender, versátil y gratuita hasta cierto número de usuarios, además, no tiene límite de campos.

De acuerdo a la información consignada en cada página de presentación del recurso, los campos sugeridos para acompañar el listado de recursos de trabajo de una organización publicados o conectados a su Intranet/Extranet son:
  • Referencia individual del recurso aplicación (R.o A.)
  • Nombre individual del R.o A.
  • Aplicaciones
  • Vínculo o URL del R.o A
  • Capacitaciones disponibles para el R.o A
  • Fecha de publicación del R.o A. 
  • Fecha de atualización del R.o A.
  • Fuente del recurso, responsables y sus datos de contacto


Conclusiones:

Muchas organizaciones que están en proceso de migrar a la nube, y por lo tanto depender mucho más de su Intranet / Extranet corporativa, van a enfrentar el reto de convencer a cada uno de sus colaboradores todos los días para adoptar nuevas herramientas, mas eficientes pero diferentes a aquellas que ya están acostumbrados a usar. Esto implica sacarlos a todos ellos de su zona de confort. 

Mediante recursos como información abundante, abierta, explicita y fácil de encontrar en línea, se va a facilitar dicha labor de socialización y convencimiento. Esa es la labor principal de la página de presentación de recursos. 


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