Cuando un recurso es puesto a disposición de los usuarios, usualmente no se establece una fecha de caducidad para el mismo, sin embargo todo recurso la tiene. Hay enormes ventajas en preveer su duración y evitar que en un momento dado la Intranet se convierta en un enorme cementerio de Información.


Publicado: 2016.08.08
Actualizado 2017.02.06
Autor: MELO FLORIÁN, Alberto
albertomelo.addvissor.com 


Como administrador de Intranet/Extranet, dentro de algunas organizaciones yo soy el principal, si no el único responsable de validar, tabular, publicar y difundir o socializar las versiones funcionales de algunos recursos de trabajo cotidiano. Este es un proceso continuo que nunca termina. Si la organización esta viva, sus recursos continuamente deben evolucionar con ella.

En la medida que van pasando los meses, los recursos se vuelven, en la percepción del individuo, incontables. Aquellos de uso más frecuente son fáciles de ubicar, pero aquellos de uso esporádico, que también son importantes y necesarios, requieren que el usuario utilice el poderoso motor de búsqueda interno de la Intranet/Extranet que por medio de cualquier criterio de búsqueda (apliacion, autor, fechas, nombres, referencias, utilidad, etc.) le facilita encontrarlo, entenderlo y usarlo, con la ayuda de la página de presentación de recursos

Son estos recursos, importantes y de uso no frecuente, los que tienden a generar mayor confusión en el usuario típico de la Intrantet/Extranet, precisamente por que no hay familiaridad con ellos. -Seamos sinceros, el trabajador promedio, al igual que la electricidad, tiende a usar la ruta de menor resistencia-

Volviendo al caso del administrador, -mi rol-, sufrimos una situación similar. Después de algunos meses de haberle dedicado un tiempo importante a la labor de publicación de un recurso, por múltiples razones puede haber caído en el olvido. Y esto significa que posiblemente se busque de nuevo la solución para el problema que dicho recurso ya había solucionado, simplemente porque olvidamos que ya la habíamos formulado (la solución en forma de herramienta o recurso).

La solución para evitar este trabajo redundante e innecesario, que desafortunadamente es más común que lo que dictaría el sentido común, está en tres labores esenciales durante el período de procesamiento inicial del recurso o herramienta.
  1. Ingresar la información del recurso en la base de datos de recursos y/o herramientas en forma completa.
  2. Crear la página de presentación de recursos con información reflejada de aquella que se ingresó en la base de datos de recursos.
  3. Establecer una vigencia para el recurso o herramienta.

¿Con base en que criterio se establece la fecha de caducidad de un recurso?
  • Por legislación y gobierno corporativo, como por ejemplo temas contables que se desactualizan, o certificados de calidad con vigencia prederminada desde su emisión.
  • Por prevención.
  • Por seguimiento.
  • Por estadísticas de actualizaciones previas de recursos similares.