¿Cuáles son los roles de una administración idónea de una Intranet? Es un oficio que hasta ahora está en construcción. Las primeras Intranet iniciaron a principios de los años 90s, y van a la saga del desarrollo de las tecnologías de comunicaciones y la sistematización, al igual que la labor de los administradores.


Publicado: 2016.10.20
Actualizado 2017.02.14
Autor: MELO FLORIÁN, Alberto
albertomelo.addvissor.com 


Partamos de un concepto inicial, la administración de una Intranet es más una co-administración. Una labor colegiada que necesita de varias disciplinas, no únicamente de los ingenieros de sistemas, o de los comunicadores sociales. Inclusive necesita pensadores es innovadores dentro del grupo líder de la Intranet, que son aquellos que se atreven a pensar en la Intranet del futuro y los increibles o inpensables servicios que va a prestarle a la organización.

¿Inicialmente que hacían los administradores de una Intranet? hace un par de décadas, con la aparición de los primeras redes locales de trabajo conectadas a servidores locales aplicaciones de administración de negocios, como por ejemplo, bases de datos financieras centralizadas para muchos funcionarios que ejecutarían tareas en forma simultanea, los administradores eran puramente ingenieros de muy ato nivel y confianza dentro de la organización, aquellos con la capacidad de mantener funcionando dicha aplicación crítica, y entre ellos probablemente se encontraban algunos de los diseñadores originales de la herramienta o herramientas, pioneras para su época.

Era algo similar a los primeros automóviles de combustión interna de hace más de un siglo construidos en forma artesanal. Para hacerlos avanzar se necesitaba una mano de obra muy especializada. Hoy en día los vehículos son muy fáciles de conducir y muy confiables. Algo similar sucedió con las aplicaciones de negocios en un plazo mucho menor, su confiabilidad se ha elevado en gran medida.

Gracias a esta evolución, ahora quienes están a cargo de las Intranet no son únicamente los profesionales de perfil ingenieril, ellos no fueron reemplazados en esta posición, simplemente se necesitaron mas profesionales de diferente naturaleza en la medida que más servicios fueron llegando a las Intranet y a las Extranets. Hoy en día, en medio del Boom del Tele-trabajo y la computación en la nube, llegan en forma masiva nuevos tipos de servicios a la Intranet, entre ellos la contabilidad en línea, aplicaciones de recursos humanos, bases de datos especializadas por sectores, aplicaciones ofimáticas, etc, a la vez que llegan en forma masiva los administradores de dichos servicios, quienes deben ganarse su espacio dentro del equipo líder la Intranet y engranarse con los que allí ya se encuentran.

Siguiendo con este concepto, podemos decir que el equipo líder del proyecto Intranet/Extranet es un administrador de recursos cada vez más diversos, ya que como hemos visto, todo lo que puede migrar a la nube, lo está haciendo a un ritmo acelerado.

Pero ¿Qué significa administrar un recurso de Intranet? es un conjunto de labores transversales que aplican a todo recurso sin importar su naturaleza o su área. Son los siguientes:
  1. BÚSQUEDA: Buscar los recursos. Empecemos con un ejemplo reciente; la contabilidad en linea. Hace tan solo un lustro empezaron a aparecer las primeras aplicaciones que permitían llevar la contabilidad de una empresa en la nube, sin requerir de la instalación de un software especial. En este modelo la organización no requiere comprar el software, en lugar de eso, paga una mensualidad que es económica comparada con el precio inicial. Al principio, obviamente le nuevo modelo generaba escepticismo y temor de parte de gerentes contadores y revisores fiscales, pero hoy en día es un estándar. El papel del administrador de esa Intranet fue descubrir en forma temprana es tendencia, ya que parte de su labor es estar alerta a las tendencias del mercado, evaluarla, someterla a pruebas de desempeño, elaborar un presupuesto del servicio y organizar la participación de las áreas involucradas. Este mismo principio de búsqueda no aplica únicamente a grandes aplicaciones disponibles en la oferta de mercado. la mayor parte de los recursos de búsqueda se invertiran en la búsqueda de recursos generados por la organización misma. Que mecanismos se plaiquen depende y varía mucho de una organización a otra, pero en general, premiar la iniciativa siempre sirve. Si un miembro de la organización siente que tiene algo valioso para compartir, y esto que quiere compartir le generará beneficios en productividad a otras áreas de la organización, dicha persona o equipo debe recibir un reconocimiento. Si no se quiere ofrecer reconocimientos, entonces hay que llevar a cabo una búqeuda mas activa, trabajo de campo directamente en las instalaciones de cada departamento en búsqued de pequeños tesoros.
  2. HALLAZGO: Encontrar recursos, esto implica desarrollar la perspectiva crítica que se desarrolla con un conocimiento profundo de las necesidades de la organización, para que cuando tenga la frente un recurso con potencial, lo reconozca y lo incluya dentro del proceso.
  3. RECEPCIÓN: Recibir los recursos en forma positiva. En este punto el trabajo consiste en proyectar la imagen que toda idea es bienvenida y estudiada
  4. VALIDAR: Este paso consiste en reafirmar o no, si un recursos debe ser compartido en la Intranet, además de esto confirmar que no existen otros recursos cumpliendo un mismo propósito en forma parcial o total. Este es uno de los puntos críticos de una administración centralizada, a pesar que sean varias las personas que integren el equipo líder del proyecto Intranet: que no se repitan los recursos disponibles, lo que haría el uso de ambos confuso e ineficiente.
  5. DEPURAR: Llevar a cabo los ajustes que el recursos requiere, como por ejemplo, correcciones estructurales, cambios de formato digital, ajustes de imagen corporativa, correcciones de formato, condiciones de privacidad, universalización de sus condiciones de uso para las diferentes áreas, en fin, mejorarlo tanto como se pueda.
  6. TABULAR / CLASIFICAR: Otra de las labores básica del equipo líder del proyecto Intranet. Bautizar o nombrar en forma adecuada cada uno de los recursos. Comparativamente con una escala mayor, es como la labor de optimización de posicionamiento en motores de búsqueda. Para aquellos que no estén familiarizados, un motor de búsqueda sirve para encontrar cualquier cosa, utilizando cualquier criterio de búsqueda, por más genérico que este sea. Un ejemplo; hace algunos años una organización tuvo una reunión muy importante con un ministro y en ella se tomaron algunas fotos muy valiosas para la historia de la organización. Años después una persona recibe la tarea de procesar una de las fotos pero no recuerda como encontrar la galería. usando un criterio como el año, o el nombre del ministro, o el nombre del hotel donde tuvo lugar el evento, puede encontrar esta galería muy fácilmente. Esto solo se logra con una labor minuciosa de tabulado y clasificado, donde toda la información que se considere relevante, sea consignada, tanto en la página de presentación de recursos como en la base de datos de recursos, lo cual le permitirá al motor de búsqueda interno de la Intranet, llevar a cabo búsquedas avanzadas y exitosas.
  7. PUBLICAR: Esto significa poner en línea el recurso, y probar extensivamente su funcionamiento en diferentes circunstancias, locaciones y dispositivos. Esto después de haber publicado correctamente la página de presentación de recursos y la base de datos del administrador.
  8. SOCIALIZAR: Un recurso recién publicado necesita ser presentado ante la comunidad en varias ocasiones para motivar su uso y generar la inercia requerida para obtener retorno sobre esta inversión. Se sugiere encontrar el vínculo en este recurso en el mismo lugar del anterior, si es que esta reemplazando uno anterior, o si es un recurso completamente nuevo, hacer envíos masivos de correos electrónicos, con mensajes amables y publicitarios, vendiendo los beneficios de este nuevo recurso.
  9. PROMOVER: Es continuar con la labor de socialización con trabajo de campo.
  10. ACTUALIZAR O RETIRAR: Cuando un recurso esta obsoleto, hay que reemplazarlo, actualizarlos o retirarlo en forma definitiva. Si esta labor de liempieza no se lleva a cabo en forma regular, la Intranet se convierte en palabras de los usuarios, en un cesto de basura, en menos de unos pocos meses.



Conclusiones:

Estas son las labores de los líderes administradores de una Intranet
  • Buscar recursos o herramientas
  • encontrar
  • Recibir
  • Validar
  • Depurar
  • Tabular / clasificar
  • Publicar
  • Socializar
  • Promover
  • Actualizar o retirar