Una Intranet/Extranet corporativa y organizacional funcional, gradualmente generará mayor dependencia de parte de los usuarios en la medida que más tiempo invierten en ella. Esto dependerá de una labor rigurosa y ordenada de parte de los administradores. ¿Es mejor hacer outsourcing?



Publicado: 2016.06.08
Actualizado 2017.03.06
Autor: MELO FLORIÁN, Alberto
albertomelo.addvissor.com 


Para definir si es mejor confiar la administración y mantenimiento de la Intranet/Extranet a un proveedor externo, a un área interna o crear un modelo mixto, es necesario partir de varias preguntas fundamentales:
  1. ¿Cuál es el tamaño de la organización? ¿Hay más de 100 miembros activos?, ¿Hay más de 1000 miembros activos?
  2. ¿La información que circula al interior de la Intranet/Extranet es Privada? la mayoría de las veces la información es privada, pero ¿Privada a nivel bancario o jurídico?
  3. ¿Qué nivel de exigencia tecnológica, desde el punto de vista de bases de datos demandantes, o aplicaciones de respuesta critica (redundante), usa la organización? como por ejemplo seguridad personal, aerotransporte, sector salud, etc.
  4. ¿Utiliza actualmente una plataforma de tecnología cerrada? o compatible con otras en caso de ser necesario migrar archivos, documentos, y bases de datos.
Una vez resueltas estas preguntas partamos de los siguientes antecedentes:
  • Un servicio externo se especializa en este campo, es su core-business, por este motivo está obligados por las leyes del mercado a manejar los últimos avances del sector, y si desean ser proveedores competitivos, entregar la mejor relación de precio/desempeño.
  • Un servicio externo atenderá a otros clientes, con las ventajas y desventajas que esto implica. Por ejemplo, su disponibilidad y velocidad de respuesta puede no ser la misma que la que ofrecerá una área interna, pero de la misma forma tendrá acceso a un rango más amplio de experiencias y por lo tanto de mejores prácticas. Por este motivo es evidente que un proveedor externo tendrá un nivel de conocimiento y experticia superior al que desarrollará un proveedor interno en términos generales, pero en cuanto a conocimiento específico de la organización, está en desventaja.
  • Es por este motivo por el que que hay mayores posibilidades de obtener mejores ideas de evolución y mejoramiento continuo de parte de un proveedor externo.
  • Un proveedor interno será menos multi-dimensional. Esto significa que dependiendo que cual haya sido el área de la organización que dio origen a la plataforma, se observará una clara tendencia a darle prioridad al funcionamiento de las aplicaciones y objetivos de esa área. Si por ejemplo la Intranet ha sido un iniciativa de Tecnologías de la Información, posiblemente serán más importante las bases de datos que el manejo del clima organizacional.
  • Por otra parte, con un área interna encargada de la administración y mantenimiento de la Intranet/Extranet, las directivas de la organización tendrán un contacto más íntimo y posiblemente comunicaciones más fluidas con estos funcionarios.

¿Cómo hacer la selección? ¿Cuál escoger?

Algunas respuestas son sencillas sin someterlas a mayor análisis. Si su organización cuenta con menos de 100 miembros, los costos de mantenimiento de la Intranet con el soporte un área interna no justifican su existencia de dicho personal interno. Es más económico construir el proyecto Intranet con un proveedor externo, el cual preste un servicio de administración y/o mantenimiento de algunas horas a la semana o al mes, con la condición que se hagan todos los contratos y acuerdos jurídicos de privacidad y cyber seguridad generales y específicos que apliquen ala organización. También es fundamental asegurarse que se haga uso de una plataforma abierta, reconocida y escalable, como por ejemplo G Suite de Google. Esto con el fin de hacer contratos anuales que le permitan a la organización buscar el mejor proveedor disponible en el mercado sin que se requiera cambiar la plataforma, o cual seria muy costoso en tiempo, espacio y presupuesto. 

En el modelo de proveedor externo se requerirá una persona interna o perteneciente a la organización que hará las veces de auditor interno del proceso tendrá copia de todos los documentos privados de configuración, recibirá los reportes de gestión y actividades y confirmara su veracidad. De igual manera será la persona dentro de la organización que conoce en forma más profunda la plataforma.

Segunda respuesta, si su organización maneja información critica, que requiere equipos y redes especializadas, como sucede con el sector bancario, lo ideal es que aquellas aplicaciones que manejan la información más delicada, estén solo al alcance del personal más confiable y cercano al núcleo del negocio.

Si su organización cuenta con más de 200 miembros, lo más recomendable es un modelo mixto. Tantas actividades van a tener lugar en la Intranet que usted va a necesitar una especie de auditor interno que le haga seguimiento a todos los servicios provistos y administrados por entidades externas, de manera que se logrará una especie de control redundante sobre todas las áreas provistas por la Intranet /Extranet. Redundantes de manera que el proveedor externo de turno y el contacto interno dentro de la organización tiene poder administrativo sobre una parte específica de la plataforma, entre muchas y diversas que evolucionarán poco a poco dentro de ella.